Politique relative aux lanceurs d'alerte

Acendae B.V.

Date d'entrée en vigueur : juillet 2026

1. Introduction

Chez Acendae, nous nous engageons à entretenir une culture d'intégrité, de transparence et de responsabilité. Nous estimons que toute personne travaillant avec Acendae ou liée à ce site doit se sentir en sécurité et soutenue lorsqu'elle signale des préoccupations concernant d'éventuels manquements, infractions ou comportements contraires à l'éthique.

La présente politique relative aux lanceurs d'alerte explique comment toute personne peut signaler des faits présumés d'irrégularité, comment ces signalements sont traités et quelle protection est accordée aux personnes qui font part de leurs préoccupations de bonne foi.

Acendae s'engage à veiller à ce que tous les signalements soient traités :

• Confidentiel
• Assez
• De manière indépendante
• Sans qu'il y ait de représailles à l'encontre de la personne ayant signalé le problème

La présente politique peut être mise à jour périodiquement afin de tenir compte des modifications apportées à la législation applicable ou aux procédures internes d'Acendae.

2. Objet de la présente politique

La présente politique relative aux lanceurs d'alerte a pour objectif :

• Encourager le signalement rapide des cas potentiels de manquement à la déontologie
• Mettre en place un mécanisme de signalement sécurisé
• Protéger les personnes qui expriment des préoccupations légitimes
• Veiller à ce que les signalements fassent l'objet d'une enquête en bonne et due forme
• Favoriser le respect des législations néerlandaise et européenne

Une personne qui signale un problème n'est pas tenue de prouver l'existence d'une irrégularité avant de faire son signalement. Toutefois, celui-ci doit reposer sur des motifs raisonnables et sur des informations obtenues dans le cadre de son activité professionnelle.

3. Qui peut signaler un problème ?

Toute personne ayant connaissance d'éventuels agissements répréhensibles dans le cadre de sa relation professionnelle avec Acendae peut déposer un signalement.

Cela comprend, sans s'y limiter :

• Salariés
• Stagiaires
• Indépendants
• Entrepreneurs
• Consultants
• Candidats à un emploi
• Anciens salariés
• Fournisseurs
• Partenaires commerciaux
• Clients
• Actionnaires ou autres parties prenantes

La protection peut également s'appliquer aux personnes qui viennent en aide au lanceur d'alerte, telles que des conseillers, des collègues ou des membres de sa famille, lorsque la législation néerlandaise le prévoit.

4. Quels faits peut-on signaler ?

Les signalements effectués dans le cadre de cette politique peuvent concerner des violations présumées, notamment, mais sans s'y limiter :

5. Cas non couverts par la présente politique

Toutes les préoccupations liées au lieu de travail ne relèvent pas de la protection des lanceurs d'alerte.

En voici quelques exemples :

• Différends personnels sur le lieu de travail
• Conflits individuels liés à l'emploi
• Négociations salariales
• Problèmes de performances
• Plaintes courantes liées au lieu de travail

Ces questions devraient normalement être traitées par les voies appropriées, telles que :

• Supérieurs hiérarchiques directs
• Ressources humaines
• Représentants du département « Ressources humaines et culture d'entreprise »

Les signalements effectués dans le seul but d'en tirer un avantage personnel ou contenant sciemment des informations erronées peuvent ne pas bénéficier de la protection prévue par la présente politique.

6. Protection des lanceurs d'alerte

Acendae interdit toute forme de représailles à l'encontre des personnes qui signalent des problèmes de bonne foi.

Un lanceur d'alerte ne subira aucun préjudice du fait d'avoir déposé un signalement, notamment par les moyens suivants :

• Cessation de la relation de travail
• Traitement en cas de performances insuffisantes
• Rétrogradation
• Réduction des responsabilités
• Traitement inéquitable
• Menaces ou intimidations
• Désavantage financier

La protection s'applique quel que soit le lieu où la déclaration est effectuée :

• De bonne foi
• Sur la base de motifs raisonnables
• En suivant les procédures décrites dans la présente politique

La protection peut ne pas s'appliquer lorsqu'une personne :

• Fournit délibérément de fausses informations
• Lance des accusations calomnieuses
• Obtenir des informations par des moyens illicites

7. Confidentialité et protection de la vie privée

Acendae traitera tous les signalements dans la plus stricte confidentialité.

L'identité du lanceur d'alerte ne sera communiquée qu'aux personnes qui ont besoin de ces informations pour mener à bien l'enquête et traiter le signalement.

Acendae ne divulguera pas l'identité de la personne ayant signalé les faits, sauf si :

• Le lanceur d'alerte donne son consentement
• La loi impose cette obligation d'information
• La divulgation est nécessaire dans le cadre d'une procédure judiciaire

Toutes les données à caractère personnel collectées dans le cadre du processus de signalement seront traitées conformément à :

• Le règlement général sur la protection des données (RGPD)
• La loi néerlandaise relative à la mise en œuvre du RGPD (Uitvoeringswet AVG)
• AcendaePolitique de confidentialité de

8. Comment envoyer un rapport

Les signalements peuvent être effectués via les canaux de signalement prévus à cet effet par Acendae.

Un rapport peut être remis :

• Par écrit
• Oralement
• Par le biais d'une demande de rendez-vous confidentiel

Les signalements peuvent être effectués de manière anonyme lorsque le canal de signalement disponible permet une communication anonyme.

Lorsqu'il dépose un signalement, le lanceur d'alerte doit fournir :

• Une description claire du problème
• Date, lieu et circonstances, dans la mesure du possible
• Noms des personnes concernées
• Pièces justificatives ou éléments de preuve, le cas échéant
• Coordonnées à fournir si le lanceur d'alerte souhaite recevoir des informations de suivi

9. Procédure de signalement interne

1. 1.

   Réception du rapport

   Après avoir reçu un signalement, le service « Acendae » procédera comme suit :

   • Confirmez la réception dans un délai de sept jours, dans la mesure du possible
   • Vérifier si le rapport relève du champ d'application de la présente politique
   • Confier cette affaire aux personnes compétentes

   Les signalements anonymes seront traités, dans la mesure du possible, en fonction des informations fournies.

2. 2.

   Processus d'enquête

   Acendae veillera à ce que des enquêtes soient menées :

   • Objectivement
   • De manière indépendante
   • Confidentiel
   • Sans retard inutile

   En fonction de la nature du rapport, l’ Acendae peut impliquer :

   • Représentants de la direction
   • Ressources humaines / Personnel et culture d'entreprise
   • Conseillers juridiques
   • Spécialistes externes

   Les personnes concernées par l'affaire en question seront traitées de manière équitable et se verront accorder la possibilité de s'exprimer.

3. 3.

   Retour d'expérience et résultats

   Dans la mesure où la loi le permet et où cela est raisonnablement possible, le lanceur d'alerte recevra des informations concernant :

   • Confirmation de l'avancement de l'enquête
   • Mesures prises
   • Résultat final

   Acendae vise à fournir un retour d'information dans un délai de trois mois à compter de la confirmation de la réception du rapport.

10. Mesures correctives

Si une enquête confirme une faute ou une infraction, Acendae prendra les mesures qui s'imposent.

Les mesures envisageables peuvent inclure :

• Mesures correctives
• Améliorations des processus
• Formation complémentaire
• Mesures disciplinaires
• Recours en justice si nécessaire

Les mesures prises dépendront de la gravité et des circonstances de l'affaire.

11. Rapports externes

Les particuliers sont encouragés à faire part de leurs préoccupations en interne en premier lieu, lorsque cela est approprié. Toutefois, la législation néerlandaise autorise également les lanceurs d'alerte à signaler certaines préoccupations directement aux autorités externes compétentes.

En fonction de la nature du problème, les autorités néerlandaises compétentes peuvent être les suivantes :

L'autorité compétente dépend de la nature du problème signalé.

12. Fausses informations

Acendae encourage le signalement en toute sincérité des préoccupations.

Toutefois, le fait de soumettre sciemment des signalements faux, trompeurs ou malveillants peut donner lieu à des mesures appropriées.

Le fait qu’un signalement n’aboutisse pas ne signifie pas automatiquement qu’il était infondé. La protection reste applicable lorsque le signalement a été effectué de bonne foi et sur la base de motifs raisonnables.

13. Responsabilité et amélioration continue

Acendae réexamine régulièrement ses procédures de déclaration afin de s'assurer qu'elles restent efficaces, accessibles et conformes à la législation néerlandaise en vigueur.

Les collaborateurs et les parties prenantes sont encouragés à contribuer à la création d'une culture d'entreprise fondée sur :

• Confiance
• Respect
• Transparence
• Responsabilité

14. Coordonnées

Pour toute question concernant la présente politique de dénonciation ou pour signaler un problème, veuillez contacter :

Acendae B.V.

Pays-Bas

E-mail : info@acendae.com

Site web : www.acendae.com