Klokkenluidersbeleid

Acendae B.V.

Ingangsdatum: Juli 2026

1. Inleiding

Bij Acendae zetten wij ons in voor een cultuur van integriteit, transparantie en verantwoording. Wij geloven dat iedereen die met Acendae werkt of daaraan verbonden is, zich veilig en gesteund moet voelen bij het melden van zorgen over mogelijk wangedrag, overtredingen of onethisch gedrag.

Dit Klokkenluidersbeleid legt uit hoe individuen vermoede misstanden kunnen melden, hoe meldingen worden behandeld en welke bescherming wordt geboden aan personen die te goeder trouw zorgen uiten.

Acendae zet zich ervoor in dat alle meldingen worden behandeld:

• Vertrouwelijk
• Eerlijk
• Onafhankelijk
• Zonder repercussies tegen de melder

Dit beleid kan periodiek worden bijgewerkt om wijzigingen in toepasselijke wetgeving of interne procedures van Acendae weer te geven.

2. Doel van dit Beleid

Het doel van dit Klokkenluidersbeleid is om:

• Vroegtijdige melding van mogelijk wangedrag aan te moedigen
• Een veilig meldmechanisme te bieden
• Personen te beschermen die oprechte zorgen uiten
• Ervoor te zorgen dat zorgen op passende wijze worden onderzocht
• Naleving van Nederlandse en Europese wetgeving te ondersteunen

Een persoon die een zorg meldt, hoeft geen bewijs van wangedrag te leveren voordat een melding wordt gedaan. De melding dient echter gebaseerd te zijn op redelijke gronden en informatie verkregen in een werkgerelateerde context.

3. Wie kan een melding doen?

Een melding kan worden ingediend door iedereen die informatie over mogelijk wangedrag verkrijgt via zijn of haar professionele relatie met Acendae.

Dit omvat, maar is niet beperkt tot:

• Medewerkers
• Stagiairs
• Freelancers
• Contractanten
• Consultants
• Sollicitanten
• Voormalige medewerkers
• Leveranciers
• Zakenpartners
• Klanten
• Aandeelhouders of overige belanghebbenden

Bescherming kan ook van toepassing zijn op personen die de melder bijstaan, zoals adviseurs, collega's of familieleden, indien van toepassing onder Nederlands recht.

4. Wat kan worden gemeld?

Meldingen onder dit beleid kunnen betrekking hebben op vermoede overtredingen, waaronder maar niet beperkt tot:

5. Kwesties die niet onder dit Beleid vallen

Niet alle zorgen op de werkvloer vallen onder klokkenluidersbescherming.

Voorbeelden zijn:

• Persoonlijke meningsverschillen op de werkvloer
• Individuele arbeidsgeschillen
• Discussies over salaris
• Prestatiekwesties
• Normale klachten op de werkvloer

Dergelijke kwesties dienen normaal gesproken te worden behandeld via de juiste kanalen, zoals:

• Directe leidinggevenden
• Human Resources
• People & Culture-vertegenwoordigers

Meldingen die uitsluitend voor persoonlijk voordeel worden gedaan of die willens en wetens onjuiste informatie bevatten, komen mogelijk niet in aanmerking voor bescherming onder dit beleid.

6. Bescherming van Klokkenluiders

Acendae verbiedt elke vorm van represaille tegen personen die te goeder trouw zorgen melden.

Een klokkenluider wordt niet benadeeld omdat hij of zij een melding heeft ingediend, waaronder door middel van:

• Beëindiging van dienstverband
• Negatieve beoordeling van prestaties
• Degradatie
• Vermindering van verantwoordelijkheden
• Oneerlijke behandeling
• Bedreigingen of intimidatie
• Financieel nadeel

Bescherming is van toepassing wanneer de melding wordt gedaan:

• Te goeder trouw
• Op basis van redelijke gronden
• Volgens de in dit beleid beschreven procedures

Bescherming is mogelijk niet van toepassing wanneer een persoon:

• Opzettelijk onjuiste informatie verstrekt
• Kwaadwillige beschuldigingen doet
• Informatie op onrechtmatige wijze heeft verkregen

7. Vertrouwelijkheid en Privacy

Acendae zal alle meldingen strikt vertrouwelijk behandelen.

De identiteit van de klokkenluider wordt uitsluitend gedeeld met personen die deze informatie nodig hebben om de melding op de juiste wijze te onderzoeken en te behandelen.

Acendae zal de identiteit van de melder niet bekendmaken, tenzij:

• De klokkenluider toestemming geeft
• Openbaarmaking wettelijk vereist is
• Openbaarmaking noodzakelijk is als onderdeel van juridische procedures

Alle persoonsgegevens die tijdens het meldingsproces worden verzameld, worden verwerkt in overeenstemming met:

• De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
• De Uitvoeringswet AVG
• Het Privacybeleid van Acendae

8. Hoe een melding indienen

Meldingen kunnen worden ingediend via de daarvoor bestemde meldkanalen van Acendae.

Een melding kan worden ingediend:

• Schriftelijk
• Mondeling
• Via een verzoek om een vertrouwelijk gesprek

Meldingen kunnen anoniem worden gedaan wanneer het beschikbare meldkanaal anonieme communicatie ondersteunt.

Bij het indienen van een melding dient de klokkenluider het volgende te verstrekken:

• Een duidelijke beschrijving van de zorg
• Datum, locatie en omstandigheden waar mogelijk
• Namen van betrokken personen
• Ondersteunende documenten of bewijs waar beschikbaar
• Contactgegevens indien de klokkenluider updates wenst te ontvangen

9. Interne Meldprocedure

1. 1.

   Ontvangst van de melding

   Na ontvangst van een melding zal Acendae:

   • Waar mogelijk binnen zeven dagen de ontvangst bevestigen
   • Beoordelen of de melding binnen de reikwijdte van dit beleid valt
   • Geschikte personen aanwijzen om de kwestie te behandelen

   Anonieme meldingen worden, voor zover mogelijk, behandeld op basis van de verstrekte informatie.

2. 2.

   Onderzoeksproces

   Acendae zal ervoor zorgen dat onderzoeken worden uitgevoerd:

   • Objectief
   • Onafhankelijk
   • Vertrouwelijk
   • Zonder onnodige vertraging

   Afhankelijk van de aard van de melding kan Acendae betrekken:

   • Managementvertegenwoordigers
   • HR / People & Culture
   • Juridische adviseurs
   • Externe specialisten

   Personen die betrokken zijn bij de gemelde kwestie worden eerlijk behandeld en krijgen een passende gelegenheid om te reageren.

3. 3.

   Terugkoppeling en Uitkomst

   Waar wettelijk toegestaan en redelijkerwijs mogelijk, ontvangt de klokkenluider updates over:

   • Bevestiging van de voortgang van het onderzoek
   • Genomen maatregelen
   • Definitieve uitkomst

   Acendae streeft ernaar binnen drie maanden na bevestiging van ontvangst van de melding terugkoppeling te geven.

10. Corrigerende Maatregelen

Indien een onderzoek wangedrag of een overtreding bevestigt, zal Acendae passende maatregelen nemen.

Mogelijke maatregelen kunnen omvatten:

• Corrigerende maatregelen
• Procesverbeteringen
• Aanvullende training
• Disciplinaire maatregelen
• Juridische stappen waar vereist

De genomen maatregel hangt af van de ernst en omstandigheden van de kwestie.

11. Externe Melding

Personen worden aangemoedigd om zorgen waar passend eerst intern te melden. Nederlandse wetgeving staat klokkenluiders echter ook toe om bepaalde zorgen rechtstreeks te melden aan bevoegde externe autoriteiten.

Afhankelijk van de aard van de zorg kunnen relevante Nederlandse autoriteiten omvatten:

De juiste autoriteit hangt af van de aard van de gemelde kwestie.

12. Valse Meldingen

Acendae moedigt oprechte melding van zorgen aan.

Het willens en wetens indienen van valse, misleidende of kwaadwillige meldingen kan echter leiden tot passende maatregelen.

Het indienen van een melding die niet succesvol is, betekent niet automatisch dat de melding vals was. Bescherming blijft beschikbaar wanneer de melding eerlijk en op redelijke gronden werd gedaan.

13. Verantwoordelijkheid en Voortdurende Verbetering

Acendae evalueert regelmatig haar meldprocedures om ervoor te zorgen dat deze effectief, toegankelijk en in overeenstemming met de toepasselijke Nederlandse wetgeving blijven.

Medewerkers en belanghebbenden worden aangemoedigd bij te dragen aan een werkcultuur gebaseerd op:

• Vertrouwen
• Respect
• Transparantie
• Verantwoording

14. Contactgegevens

Voor vragen over dit Klokkenluidersbeleid of om een zorg te melden, kunt u contact opnemen met:

Acendae B.V.

Nederland

E-mail: [email protected]

Website: www.acendae.com