Algemene Inkoopvoorwaarden

Acendae B.V.

Versie: Juli 2026

Overeenkomst: Elke overeenkomst, inkooporder, offerte, dienstverleningsovereenkomst, opdrachtbevestiging of andere regeling tussen Acendae en de Leverancier.

AIV: Deze Algemene Inkoopvoorwaarden van Acendae B.V.

AVG: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

Acendae: Acendae B.V., een vennootschap opgericht naar Nederlands recht, met inbegrip van haar gelieerde entiteiten betrokken bij de inkoop van Diensten.

Partijen: Acendae en de Leverancier gezamenlijk.

Leverancier: Elk bedrijf, freelancer, contractant, consultant, verkoper of dienstverlener die Diensten aan Acendae levert.

Diensten: Alle diensten, producten, software, hardware, digitale middelen, consultancy, professionele diensten, materialen, licenties, gegevens of andere opleverproducten die door de Leverancier aan Acendae worden geleverd.

Diensten van derden: Diensten, software, platforms, licenties, producten of oplossingen van derden die door de Leverancier worden geleverd of gebruikt als onderdeel van de Diensten.

IE-rechten: Alle intellectuele-eigendomsrechten, waaronder auteursrechten, merkenrechten, octrooien, databankrechten, modelrechten, bedrijfsgeheimen en gerelateerde rechten.

Persoonsgegevens: Alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon onder toepasselijke privacywetgeving.

1.1 Deze AIV zijn van toepassing op alle offertes, voorstellen, inkooporders en Overeenkomsten aangegaan tussen Acendae en de Leverancier.

1.2 Eventuele algemene voorwaarden van de Leverancier of derden zijn niet van toepassing, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk aanvaard door Acendae.

1.3 Deze AIV zijn van toepassing op Acendae B.V. en eventuele gelieerde entiteiten die betrokken zijn bij de inkoop van Diensten.

1.4 Indien een Overeenkomst bepalingen bevat die in strijd zijn met deze AIV, prevaleert de Overeenkomst.

2.1 De Leverancier erkent dat Acendae waarde hecht aan verantwoorde bedrijfspraktijken, waaronder:

• Ethisch zakelijk gedrag
• Respect voor mensenrechten
• Duurzame bedrijfspraktijken
• Eerlijke arbeidsomstandigheden
• Naleving van toepasselijke wet- en regelgeving

2.2 De Leverancier stemt ermee in Diensten op verantwoorde wijze uit te voeren en te voldoen aan toepasselijke Nederlandse en Europese wetgeving.

2.3 Acendae kan informatie, documentatie of redelijke medewerking vragen om naleving van deze principes te verifiëren.

2.4 Het niet naleven van deze vereisten kan een schending van de Overeenkomst vormen en kan leiden tot opschorting of beëindiging.

3.1 Offertes van de Leverancier blijven geldig gedurende ten minste drie maanden, tenzij anders overeengekomen.

3.2 Door het indienen van een aanbieding bevestigt de Leverancier dat hij de vereisten van Acendae begrijpt en over voldoende capaciteit en expertise beschikt om de Diensten te leveren.

3.3 Een Overeenkomst wordt pas bindend na schriftelijke aanvaarding door Acendae, met inbegrip van goedkeuring via een inkooporder, ondertekende overeenkomst of schriftelijke bevestiging.

3.4 De Leverancier zal niet beginnen met Diensten zonder schriftelijke goedkeuring van Acendae.

4.1 De Leverancier zal Diensten uitvoeren:

• Professioneel
• Binnen overeengekomen termijnen
• In overeenstemming met industrienormen
• In naleving van toepasselijke wet- en regelgeving

4.2 Deadlines overeengekomen in een Overeenkomst worden als bindend beschouwd, tenzij anders overeengekomen.

4.3 De Leverancier zal Acendae onmiddellijk op de hoogte stellen van elke omstandigheid die van invloed kan zijn op levering, kwaliteit, kosten of termijnen.

4.4 De Leverancier mag Diensten niet uitbesteden zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van Acendae.

4.5 De Leverancier blijft verantwoordelijk voor de kwaliteit en uitvoering van uitbestede Diensten.

5.1 De Leverancier garandeert dat Diensten voldoen aan:

• Overeengekomen specificaties
• Technische vereisten
• Toepasselijke wetgeving
• Professionele normen die van vergelijkbare diensten worden verwacht

5.2 Acendae mag geleverde Diensten beoordelen, testen of inspecteren.

5.3 Inspectie of betaling vormt geen acceptatie van gebrekkige Diensten.

5.4 Indien Diensten niet voldoen aan overeengekomen vereisten, kan Acendae verzoeken om:

• Correctie
• Vervanging
• Herprestatie
• Voltooiing van ontbrekend werk

5.5 De Leverancier zal gebreken kosteloos corrigeren voor Acendae.

6.1 Tenzij anders overeengekomen, dienen prijzen:

• Vermeld te worden in euro's (€)
• Exclusief btw te zijn
• Alle kosten te omvatten die nodig zijn om de Diensten te leveren

6.2 Bijkomende kosten, waaronder reis-, verblijf-, licentie- of kosten van derden, vereisen voorafgaande schriftelijke goedkeuring van Acendae.

6.3 De Leverancier mag prijzen niet verhogen zonder schriftelijke goedkeuring van Acendae.

6.4 Voor tijdgebonden Diensten zal de Leverancier op verzoek nauwkeurige urenstaten of rapportages verstrekken.

7.1 De Leverancier zal facturen uitgeven volgens het in de Overeenkomst overeengekomen betalingsschema.

7.2 Facturen moeten het volgende bevatten:

• Gegevens van de leverancier
• Factuurdatum
• Referentie naar de Overeenkomst of inkooporder
• Beschrijving van Diensten
• Toepasselijke btw-informatie

7.3 Acendae mag facturen afwijzen die de vereiste informatie niet bevatten.

7.4 Tenzij anders overeengekomen, zijn facturen betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van een geldige factuur.

7.5 Betaling vormt geen acceptatie van Diensten en beperkt de rechten van Acendae met betrekking tot gebrekkige Diensten niet.

7.6 Acendae mag betaling opschorten indien er een gerechtvaardigd geschil bestaat over Diensten of facturen.

8.1 De eigendom van fysieke goederen die aan Acendae worden geleverd, gaat over bij levering, tenzij anders overeengekomen.

8.2 De Leverancier blijft verantwoordelijk voor goederen tot levering en acceptatie door Acendae.

8.3 Alle materialen, apparatuur, informatie of middelen verstrekt door Acendae blijven eigendom van Acendae.

8.4 Elke Partij behoudt de eigendom van haar bestaande Intellectuele-eigendomsrechten.

8.5 Tenzij anders overeengekomen, gaan alle IE-rechten specifiek voor Acendae gecreëerd tijdens de uitvoering van een Overeenkomst over aan Acendae, voor zover wettelijk maximaal mogelijk.

8.6 Wanneer overdracht wettelijk niet mogelijk is, verleent de Leverancier Acendae een wereldwijde, eeuwigdurende, royaltyvrije licentie om de betreffende IE-rechten te gebruiken.

8.7 De Leverancier garandeert dat Diensten geen inbreuk maken op intellectuele-eigendomsrechten van derden.

9.1 De Leverancier zal alle vertrouwelijke informatie die van Acendae wordt ontvangen strikt vertrouwelijk behandelen.

9.2 Vertrouwelijke informatie mag uitsluitend worden gedeeld met personen die toegang nodig hebben voor de uitvoering van de Overeenkomst.

9.3 De Leverancier zal passende maatregelen implementeren om vertrouwelijke informatie te beschermen.

9.4 Geheimhoudingsverplichtingen blijven van kracht na beëindiging van een Overeenkomst.

10.1 Wanneer de Leverancier Persoonsgegevens verwerkt namens Acendae, zal de Leverancier voldoen aan de vereisten van de AVG.

10.2 Een Verwerkersovereenkomst kan vereist zijn wanneer de Leverancier optreedt als verwerker onder artikel 28 AVG.

10.3 De Leverancier zal:

• Persoonsgegevens uitsluitend verwerken zoals geïnstrueerd door Acendae
• Passende beveiligingsmaatregelen handhaven
• Acendae assisteren bij AVG-nalevingsverplichtingen

10.4 De Leverancier zal Acendae zonder onredelijke vertraging en binnen 24 uur nadat hij zich bewust is geworden van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de gegevens van Acendae beïnvloedt, op de hoogte stellen.

10.5 Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt binnen:

• De Europese Economische Ruimte (EER)
• Landen die door de Europese Commissie als passend beschermend worden erkend

10.6 Het gebruik van subverwerkers vereist voorafgaande schriftelijke goedkeuring van Acendae.

10.7 De Leverancier blijft verantwoordelijk voor goedgekeurde subverwerkers.

11.1 Tenzij anders overeengekomen, lopen Overeenkomsten door voor de in de overeenkomst vermelde overeengekomen duur.

11.2 Acendae kan een Overeenkomst onmiddellijk beëindigen indien:

• De Leverancier contractuele verplichtingen schendt
• De Leverancier insolvent wordt
• De Leverancier betalingen opschort
• Voortgezette samenwerking onredelijk wordt

11.3 Beëindiging heeft geen invloed op rechten en verplichtingen die naar hun aard blijven bestaan na beëindiging.

12.1 De Leverancier garandeert dat Diensten:

• Voldoen aan overeengekomen vereisten
• Professioneel worden uitgevoerd
• Geen inbreuk maken op rechten van derden

12.2 De Leverancier zal Acendae vrijwaren tegen vorderingen van derden die voortvloeien uit:

• Gebrekkige Diensten
• Inbreuk op intellectueel eigendom
• Nalatigheid van de Leverancier
• Schending van de wet

12.3 De Leverancier is verantwoordelijk voor schade veroorzaakt door het niet naar behoren nakomen van de Overeenkomst.

12.4 De Leverancier zal passende verzekeringsdekking handhaven waar relevant, waaronder een beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

12.5 Geen van beide Partijen is aansprakelijk voor tekortkomingen veroorzaakt door overmacht buiten redelijke controle.

13.1 Wanneer de Leverancier gebruikmaakt van Artificiële Intelligentie-tools of geautomatiseerde technologieën, zal de Leverancier zorgen voor verantwoord en rechtmatig gebruik.

13.2 De Leverancier blijft verantwoordelijk voor het verifiëren van de nauwkeurigheid, kwaliteit, rechtmatigheid en veiligheid van door AI ondersteunde output.

13.3 De Leverancier zal vertrouwelijke informatie van Acendae niet gebruiken in externe AI-systemen zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring.

14.1 Een Overeenkomst creëert geen arbeidsrelatie, samenwerkingsverband of exclusieve relatie tussen Acendae en de Leverancier.

14.2 Elektronische handtekeningen hebben dezelfde juridische werking als handgeschreven handtekeningen.

14.3 De Leverancier zal de naam, het logo of vertrouwelijke projectinformatie van Acendae niet gebruiken voor promotiedoeleinden zonder schriftelijke goedkeuring.

14.4 De Leverancier zal geen medewerkers of contractanten van Acendae rechtstreeks werven of in dienst nemen tijdens de Overeenkomst en gedurende 12 maanden daarna zonder schriftelijke toestemming.

14.5 Indien een bepaling van deze AIV ongeldig of onafdwingbaar wordt, blijven de overige bepalingen van kracht.

14.6 Acendae behoudt zich het recht voor deze AIV bij te werken. Bijgewerkte versies zijn van toepassing na kennisgeving aan Leveranciers.

15.1 Alle Overeenkomsten tussen Acendae en de Leverancier worden uitsluitend beheerst door het Nederlands recht.

15.2 De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (CISG) is uitgesloten.

15.3 Partijen zullen trachten geschillen in der minne op te lossen voordat een gerechtelijke procedure wordt gestart.

15.4 Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met een Overeenkomst worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland waar Acendae B.V. haar statutaire zetel heeft, tenzij dwingend Nederlands recht anders vereist.