Klokkenluiders

Acendae B.V.

Ingangsdatum: juli 2026

1. Inleiding

Bij Acendae zetten we ons in voor het handhaven van een cultuur van integriteit, transparantie en verantwoordelijkheid. Wij vinden dat iedereen die bij Acendae werkt of ermee verbonden is, zich veilig en gesteund moet voelen wanneer hij of zij zijn of haar zorgen uit over mogelijk wangedrag, overtredingen of onethisch gedrag.

In dit klokkenluidersbeleid wordt uitgelegd hoe personen vermoedelijke misstanden kunnen melden, hoe meldingen worden afgehandeld en welke bescherming wordt geboden aan personen die te goeder trouw hun bezorgdheid uiten.

Acendae zet zich in om ervoor te zorgen dat alle meldingen worden afgehandeld:

• Vertrouwelijk
• Redelijk
• Onafhankelijk
• Zonder represailles tegen de persoon die de bezorgdheid heeft gemeld

Dit beleid kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt om rekening te houden met wijzigingen in de toepasselijke wetgeving of in de interne procedures van Acendae.

2. Doel van dit beleid

Het doel van dit klokkenluidersbeleid is:

• Moedig het tijdig melden van mogelijk wangedrag aan
• Zorg voor een veilig meldingskanaal
• Bescherm personen die gegronde zorgen uiten
• Zorg ervoor dat de zorgen op de juiste wijze worden onderzocht
• Zorg ervoor dat de Nederlandse en Europese wetgeving wordt nageleefd

Iemand die een melding doet, hoeft niet eerst aan te tonen dat er sprake is van wangedrag voordat hij of zij de melding indient. De melding moet echter wel gebaseerd zijn op redelijke gronden en op informatie die in een werkgerelateerde context is verkregen.

3. Wie kan een probleem melden?

Een melding kan worden ingediend door iedereen die via zijn of haar professionele relatie met Acendae informatie verkrijgt over mogelijk wangedrag.

Dit omvat onder meer, maar is niet beperkt tot:

• Medewerkers
• Stagiaires
• Zelfstandigen
• Aannemers
• Adviseurs
• Sollicitanten
• Voormalige werknemers
• Leveranciers
• Zakenpartners
• Klanten
• Aandeelhouders of andere belanghebbenden

De bescherming kan ook gelden voor personen die de klokkenluider bijstaan, zoals adviseurs, collega’s of familieleden, voor zover dit op grond van de Nederlandse wetgeving van toepassing is.

4. Wat kan er worden gemeld?

Meldingen in het kader van dit beleid kunnen betrekking hebben op vermoedelijke overtredingen, waaronder, maar niet beperkt tot:

5. Zaken die niet onder dit beleid vallen

Niet alle kwesties op de werkplek vallen onder de bescherming van klokkenluiders.

Voorbeelden hiervan zijn:

• Persoonlijke meningsverschillen op de werkplek
• Individuele arbeidsgeschillen
• Salarisonderhandelingen
• Zorgen over de prestaties
• Gebruikelijke klachten op de werkplek

Dergelijke zaken dienen doorgaans via de juiste kanalen te worden afgehandeld, zoals:

• Directe leidinggevenden
• Personeelszaken
• Vertegenwoordigers van People & Culture

Verslagen die uitsluitend voor persoonlijk gewin zijn opgesteld of die willens en wetens onjuiste informatie bevatten, komen mogelijk niet in aanmerking voor bescherming op grond van dit beleid.

6. Bescherming van klokkenluiders

Acendae verbiedt elke vorm van vergelding tegen personen die te goeder trouw hun bezorgdheid uiten.

Een klokkenluider zal geen nadelen ondervinden omdat hij of zij een melding heeft gedaan, onder meer via:

• Beëindiging van het dienstverband
• Behandeling bij negatieve prestaties
• Degradatie
• Beperking van de verantwoordelijkheden
• Oneerlijke behandeling
• Bedreigingen of intimidatie
• Financiële achterstand

De bescherming geldt op de plaats waar de melding wordt gedaan:

• Te goeder trouw
• Op basis van redelijke gronden
• Volgens de procedures die in dit beleid worden beschreven

De bescherming is mogelijk niet van toepassing wanneer een persoon:

• Geeft opzettelijk onjuiste informatie
• Doet kwaadwillige beschuldigingen
• Verkrijgt informatie door middel van onwettige handelingen

7. Vertrouwelijkheid en privacy

Acendae zal alle meldingen strikt vertrouwelijk behandelen.

De identiteit van de klokkenluider wordt uitsluitend bekendgemaakt aan personen die deze informatie nodig hebben om de melding naar behoren te onderzoeken en af te handelen.

Acendae zal de identiteit van de melder niet bekendmaken, tenzij:

• De klokkenluider geeft toestemming
• Openbaarmaking is wettelijk verplicht
• Openbaarmaking is noodzakelijk in het kader van een gerechtelijke procedure

Alle persoonsgegevens die tijdens het rapportageproces worden verzameld, worden verwerkt in overeenstemming met:

• De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
• De Nederlandse Uitvoeringswet AVG
• AcendaeHet privacybeleid van

8. Hoe dien je een melding in?

Meldingen kunnen worden ingediend via de daarvoor bestemde meldingskanalen van Acendae.

Een verslag kan worden ingediend:

• Op schrift
• Mondeling
• Via een verzoek om een vertrouwelijke vergadering

Meldingen kunnen anoniem worden gedaan wanneer het beschikbare meldingskanaal anonieme communicatie ondersteunt.

Bij het indienen van een melding dient de klokkenluider het volgende te verstrekken:

• Een duidelijke beschrijving van het probleem
• Datum, plaats en omstandigheden, voor zover mogelijk
• Namen van betrokken personen
• Ondersteunende documenten of bewijsstukken, indien beschikbaar
• Contactgegevens voor het geval de klokkenluider op de hoogte wil blijven

9. Interne meldingsprocedure

1. 1.

   Ontvangst van het rapport

   Na ontvangst van een melding zal Acendae :

   • Bevestig de ontvangst indien mogelijk binnen zeven dagen
   • Ga na of het rapport binnen het toepassingsgebied van dit beleid valt
   • Wijs geschikte personen aan om de kwestie af te handelen

   Anonieme meldingen worden zoveel mogelijk behandeld op basis van de verstrekte informatie.

2. 2.

   Onderzoeksproces

   Acendae zal ervoor zorgen dat er onderzoeken worden uitgevoerd:

   • Objectief gezien
   • Onafhankelijk
   • Vertrouwelijk
   • Zonder onnodige vertraging

   Afhankelijk van de aard van het rapport kan Acendae het volgende omvatten:

   • Vertegenwoordigers van het management
   • HR / Mensen & Cultuur
   • Juridische adviseurs
   • Externe deskundigen

   Personen die bij de gemelde kwestie betrokken zijn, zullen eerlijk worden behandeld en krijgen voldoende gelegenheid om te reageren.

3. 3.

   Feedback en resultaat

   Voor zover dit wettelijk is toegestaan en redelijkerwijs mogelijk is, ontvangt de klokkenluider updates over:

   • Bevestiging van de voortgang van het onderzoek
   • Genomen maatregelen
   • Eindresultaat

   Acendae streeft ernaar om binnen drie maanden na bevestiging van de ontvangst van het rapport feedback te geven.

10. Corrigerende maatregelen

Als uit een onderzoek blijkt dat er sprake is van wangedrag of een overtreding, zal Acendae passende maatregelen nemen.

Mogelijke maatregelen zijn onder meer:

• Correctieve maatregelen
• Procesverbeteringen
• Aanvullende opleiding
• Tuchtmaatregelen
• Rechtsmaatregelen, indien nodig

De te nemen maatregelen hangen af van de ernst en de omstandigheden van de zaak.

11. Externe rapportage

Mensen worden aangemoedigd om hun zorgen, indien van toepassing, eerst intern aan te kaarten. De Nederlandse wetgeving staat klokkenluiders echter ook toe om bepaalde zaken rechtstreeks aan de bevoegde externe instanties te melden.

Afhankelijk van de aard van de kwestie kunnen de relevante Nederlandse autoriteiten onder meer zijn:

Welke instantie bevoegd is, hangt af van de aard van het gemelde probleem.

12. Valse meldingen

Acendae moedigt het aan om zorgen oprecht te melden.

Het opzettelijk indienen van valse, misleidende of kwaadwillige meldingen kan echter leiden tot passende maatregelen.

Het feit dat een melding geen resultaat oplevert, betekent niet automatisch dat de melding onjuist was. Er blijft bescherming gelden wanneer de melding te goeder trouw en op redelijke gronden is gedaan.

13. Verantwoordelijkheid en voortdurende verbetering

Acendae evalueert regelmatig haar rapportageprocedures om ervoor te zorgen dat deze doeltreffend en toegankelijk blijven en in overeenstemming zijn met de geldende Nederlandse wetgeving.

Medewerkers en belanghebbenden worden aangemoedigd om bij te dragen aan het creëren van een werkcultuur die is gebaseerd op:

• Vertrouwen
• Respect
• Transparantie
• Verantwoordingsplicht

14. Contactgegevens

Voor vragen over dit klokkenluidersbeleid of om een melding te doen, kunt u contact opnemen met:

Acendae B.V.

Nederland

E-mail: info@acendae.com

Website: www.acendae.com