Inkoopvoorwaarden

Acendae B.V.

Versie: juli 2026

Overeenkomst: elke overeenkomst, inkooporder, offerte, dienstverleningsovereenkomst, werkbeschrijving of andere regeling die is aangegaan tussen Acendae en de leverancier.

GPC: Deze Algemene Inkoopvoorwaarden van Acendae B.V.

AVG: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

Acendae: Acendae B.V., een vennootschap opgericht naar Nederlands recht, met inbegrip van haar gelieerde entiteiten die betrokken zijn bij de aankoop van Diensten.

Partijen: „ Acendae ” en de leverancier gezamenlijk.

Leverancier: elk bedrijf, elke freelancer, aannemer, consultant, verkoper of dienstverlener die diensten levert aan Acendae.

Diensten: Alle diensten, producten, software, hardware, digitale activa, adviesdiensten, professionele diensten, materialen, licenties, gegevens of andere te leveren prestaties die door de Leverancier aan Acendae worden geleverd.

Diensten van derden: diensten, software, platforms, licenties, producten of oplossingen die door derden worden aangeboden en die door de Leverancier worden geleverd of gebruikt als onderdeel van de Diensten.

Intellectuele-eigendomsrechten: Alle intellectuele-eigendomsrechten, waaronder auteursrechten, handelsmerken, octrooien, databankrechten, modelrechten, bedrijfsgeheimen en naburige rechten.

Persoonsgegevens: alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de toepasselijke privacywetgeving.

1.1 Deze Algemene Inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, voorstellen, inkooporders en overeenkomsten die worden gesloten tussen Acendae en de leverancier.

1.2 Algemene voorwaarden van de leverancier of derden zijn niet van toepassing, tenzij deze uitdrukkelijk schriftelijk door Acendae zijn aanvaard.

1.3 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op Acendae B.V. en alle gelieerde entiteiten die betrokken zijn bij de aankoop van Diensten.

1.4 Indien een overeenkomst bepalingen bevat die in strijd zijn met deze Algemene Voorwaarden, prevaleert de overeenkomst.

2.1 De leverancier erkent dat Acendae belang hecht aan verantwoord ondernemen, waaronder:

• Ethisch zakelijk gedrag
• Eerbiediging van de mensenrechten
• Duurzame bedrijfsvoering
• Eerlijke arbeidsomstandigheden
• Naleving van de geldende wet- en regelgeving

2.2 De leverancier verbindt zich ertoe de diensten op verantwoorde wijze uit te voeren en de toepasselijke Nederlandse en Europese wetgeving na te leven.

2.3 Acendae kan om informatie, documentatie of redelijke medewerking vragen om na te gaan of aan deze beginselen wordt voldaan.

2.4 Het niet naleven van deze vereisten kan een schending van de Overeenkomst inhouden en kan leiden tot opschorting of beëindiging.

3.1 Offertes van leveranciers blijven minimaal drie maanden geldig, tenzij anders is overeengekomen.

3.2 Door een offerte in te dienen, bevestigt de leverancier dat hij de vereisten van Acendaebegrijpt en over voldoende capaciteit en expertise beschikt om de diensten te leveren.

3.3 Een overeenkomst wordt pas bindend na schriftelijke aanvaarding door Acendae, waaronder begrepen goedkeuring door middel van een inkooporder, een ondertekende overeenkomst of een schriftelijke bevestiging.

3.4 De leverancier mag niet met de diensten beginnen zonder schriftelijke toestemming v Acendae.

4.1 De leverancier zal de diensten verrichten:

• Professioneel
• Binnen de afgesproken termijnen
• In overeenstemming met de industrienormen
• In overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving

4.2 In een overeenkomst overeengekomen termijnen worden als bindend beschouwd, tenzij anders is overeengekomen.

4.3 De leverancier dient Acendae onmiddellijk op de hoogte te stellen van elke omstandigheid die van invloed kan zijn op de levering, de kwaliteit, de kosten of de termijnen.

4.4 De leverancier mag geen diensten uitbesteden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Acendae.

4.5 De leverancier blijft verantwoordelijk voor de kwaliteit en uitvoering van de aan onderaannemers uitbestede diensten.

5.1 De leverancier garandeert dat de diensten voldoen aan:

• Overeengekomen specificaties
• Technische vereisten
• Toepasselijke wetgeving
• Professionele normen die van soortgelijke diensten worden verwacht

5.2 Acendae kan geleverde diensten beoordelen, testen of inspecteren.

5.3 Een inspectie of betaling houdt geen aanvaarding van gebrekkige Diensten in.

5.4 Indien de diensten niet aan de overeengekomen eisen voldoen, kan Acendae verzoeken om:

• Correctie
• Vervanging
• Heropvoering
• Inhaalwerk

5.5 De leverancier zal gebreken verhelpen zonder dat dit extra kosten met zich meebrengt voor Acendae.

6.1 Tenzij anders overeengekomen, gelden voor de prijzen de volgende bepalingen:

• Moet worden uitgedrukt in euro’s (€)
• Exclusief btw
• Vermeld alle kosten die nodig zijn om de diensten te verlenen

6.2 Voor extra kosten, waaronder reis- en verblijfskosten, licenties of kosten van derden, is voorafgaande schriftelijke toestemming vereist van Acendae.

6.3 De leverancier mag de prijzen niet verhogen zonder schriftelijke toestemming van Acendae.

6.4 Voor op tijd gebaseerde diensten dient de leverancier op verzoek nauwkeurige urenstaten of rapporten te verstrekken.

7.1 De leverancier dient facturen uit te reiken volgens het in de overeenkomst overeengekomen betalingsschema.

7.2 Facturen moeten het volgende bevatten:

• Gegevens van de leverancier
• Factuurdatum
• Referentie van de overeenkomst of de inkooporder
• Beschrijving van de diensten
• Toepasselijke btw-informatie

7.3 Acendae kan facturen afwijzen die niet de vereiste gegevens bevatten.

7.4 Tenzij anders overeengekomen, dienen facturen binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van een geldige factuur te worden betaald.

7.5 Betaling houdt geen aanvaarding van de Diensten in en doet geen afbreuk aan de rechten van Acendaemet betrekking tot gebrekkige Diensten.

7.6 Acendae kan de betaling opschorten wanneer er sprake is van een gerechtvaardigd geschil met betrekking tot de diensten of facturen.

8.1 Het eigendom van de aan Acendae geleverde fysieke goederen gaat over bij levering, tenzij anders overeengekomen.

8.2 De leverancier blijft verantwoordelijk voor de goederen tot het moment van levering en aanvaarding door Acendae.

8.3 Alle materialen, apparatuur, informatie of activa die door Acendae worden verstrekt, blijven eigendom van Acendae.

8.4 Elke partij behoudt het eigendom van haar reeds bestaande intellectuele-eigendomsrechten.

8.5 Tenzij anders overeengekomen, gaan alle intellectuele-eigendomsrechten die tijdens de uitvoering van een overeenkomst specifiek voor Acendae zijn gecreëerd, voor zover wettelijk mogelijk over op Acendae .

8.6 Indien overdracht juridisch niet mogelijk is, verleent de Leverancier aan Acendae een wereldwijde, eeuwigdurende, royaltyvrije licentie voor het gebruik van de betreffende intellectuele-eigendomsrechten.

8.7 De leverancier garandeert dat de diensten geen inbreuk maken op intellectuele-eigendomsrechten van derden.

9.1 De leverancier dient alle vertrouwelijke informatie die hij van Acendae ontvangt, strikt vertrouwelijk te behandelen.

9.2 Vertrouwelijke informatie mag alleen worden gedeeld met personen die toegang nodig hebben voor de uitvoering van de Overeenkomst.

9.3 De leverancier dient passende maatregelen te nemen om vertrouwelijke informatie te beschermen.

9.4 De geheimhoudingsverplichtingen blijven ook na beëindiging van een overeenkomst van kracht.

10.1 Wanneer de leverancier persoonsgegevens verwerkt namens Acendae, dient de leverancier te voldoen aan de vereisten van de AVG.

10.2 Er kan een gegevensverwerkingsovereenkomst vereist zijn wanneer de leverancier optreedt als verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG.

10.3 De leverancier is verplicht:

• Verwerk persoonsgegevens uitsluitend volgens de instructies van Acendae
• Zorg voor passende veiligheidsmaatregelen
• Acendae ondersteunen bij het nakomen van de AVG-verplichtingen

10.4 De leverancier dient Acendae zonder onnodige vertraging en binnen 24 uur nadat hij kennis heeft genomen van een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die betrekking heeft op gegevens van Acendae , hiervan op de hoogte te stellen.

10.5 Persoonsgegevens mogen uitsluitend worden verwerkt binnen:

• De Europese Economische Ruimte (EER)
• Landen die door de Europese Commissie worden erkend als landen die voldoende bescherming bieden

10.6 Voor het inschakelen van subverwerkers is voorafgaande schriftelijke toestemming van Acendae vereist.

10.7 De leverancier blijft verantwoordelijk voor goedgekeurde subverwerkers.

11.1 Tenzij anders overeengekomen, blijven overeenkomsten van kracht gedurende de in het contract vastgelegde looptijd.

11.2 Acendae kan een overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien:

• De leverancier komt zijn contractuele verplichtingen niet na
• De leverancier raakt insolvent
• De leverancier schort de betalingen op
• Verdere samenwerking wordt onredelijk

11.3 Beëindiging heeft geen invloed op rechten en verplichtingen die naar hun aard ook na beëindiging voortduren.

12.1 De leverancier garandeert dat de diensten:

• Voldoe aan de overeengekomen vereisten
• Worden op professionele wijze uitgevoerd
• Maak geen inbreuk op de rechten van derden

12.2 De leverancier vrijwaart Acendae tegen vorderingen van derden die voortvloeien uit:

• Gebrekkige dienstverlening
• Inbreuk op intellectuele-eigendomsrechten
• Nalatigheid van de leverancier
• Overtreding van de wet

12.3 De leverancier is aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het niet naar behoren nakomen van de overeenkomst.

12.4 De leverancier dient, waar van toepassing, te zorgen voor een passende verzekeringsdekking, met inbegrip van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

12.5 Geen van beide partijen is aansprakelijk voor tekortkomingen die het gevolg zijn van overmacht, d.w.z. omstandigheden waarop redelijkerwijs geen invloed kan worden uitgeoefend.

13.1 Indien de leverancier gebruikmaakt van kunstmatige intelligentie of geautomatiseerde technologieën, dient de leverancier ervoor te zorgen dat deze op verantwoorde en rechtmatige wijze worden gebruikt.

13.2 De leverancier blijft verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid, kwaliteit, rechtmatigheid en veiligheid van door AI gegenereerde resultaten.

13.3 De leverancier mag geen vertrouwelijke informatie van Acendae gebruiken in externe AI-systemen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

14.1 Een overeenkomst leidt niet tot een arbeidsverhouding, een partnerschap of een exclusieve relatie tussen Acendae en de leverancier.

14.2 Elektronische handtekeningen hebben dezelfde rechtsgeldigheid als handgeschreven handtekeningen.

14.3 De leverancier mag de naam, het logo of vertrouwelijke projectinformatie van Acendaeniet voor promotionele doeleinden gebruiken zonder schriftelijke toestemming.

14.4 Het is de leverancier niet toegestaan om tijdens de looptijd van de overeenkomst en gedurende 12 maanden daarna zonder schriftelijke toestemming rechtstreeks werknemers of opdrachtnemers v Acendae , aan te werven of in dienst te nemen.

14.5 Indien een bepaling van deze Algemene Voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar wordt, blijven de overige bepalingen van kracht.

14.6 Acendae behoudt zich het recht voor om deze GPC bij te werken. Bijgewerkte versies treden in werking na kennisgeving aan de leveranciers.

15.1 Op alle overeenkomsten tussen Acendae en de leverancier is uitsluitend het Nederlandse recht van toepassing.

15.2 De toepasselijkheid van het Verdrag van de Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken (CISG) is uitgesloten.

15.3 De partijen zullen trachten geschillen in der minne op te lossen alvorens een gerechtelijke procedure in te leiden.

15.4 Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met een overeenkomst worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken in Nederland waar Acendae B.V. haar statutaire zetel heeft, tenzij dwingend Nederlands recht anders voorschrijft.